Tugas II Psi Manajemen : Pengorganisasian Struktur Manajemen dan Actuating dalam Manajemen

A. Pengorganisasian Struktur Manajemen

Pengertian struktur organisasi / organizing

 

T.Hani Handoko (1986:167) organizing merupakan proses penyususnan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern.

Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departemenisasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian. 

James D Mooney mengatakan organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

Chester J, Bernard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.

M.Manullang (1983:68) organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut:

1. Organisasi dalam arti badan yaitu sekelompok orang yang bekerjasama dalam mencapai tujuan tertentu.
2. Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungna kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.

Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu:

• Adanya tujuan bersama
• Adanya kerjasama dua orang atau lebih
• Adanya pembagian tugas
• Adanya kehendak untuk bekerjasama

Pengorganisasian  sebagai fungsi dari manajemen meliputi struktur formal dan struktur informal

Masykur Wiratmo (1994) struktur menunjuk pada hubungan yang dirancang diantara sumberdaya-sumberdaya dari sistem manajemen. Tujuan strruktur adalah untuk memperlancar penggunaan tiap sumber daya baik secara individu maupun kolektif, ketika sistem manajemen ingin mencapai tujuannnya.
Ada dua tipe dasar dari strruktur yang ada dalam sistem manajemen yaitu:

1. Struktur Formal, didefinisikan  sebagai hubungan diantara sumber daya -sumber daya organisasi seperti diuraikan oleh manajemen.
2. Struktur Informal, didefinisikan sebagai pola hubungan berkembang karena keberadaan anggota organisasi informal. Struktur informal berevolusi secara alami dan cenderung didasari norma, nilai dan/atau sosial dari individu. 

Manfaat Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

Struktur Fungsional 

T. Hani Handoko (1986) struktur fungsional mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum

 

 Gambar 1. Organisasi fungsional pada tingkatan manajemen puncak suatu perusahaan manufacturing

Keunggulan :

1. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
2. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
3. Memusatkan keahlian organisasi
4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi 

Kelemahan :

1. Menciptakan konflik antar fungsi
2. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
3. Umpan balik yang lambat
4. Memusatkan pada kepentingan tugasnya.

Struktur Divisional

T. Hani Handoko (1986) struktur devisional membagi devisi-devisi atas dasar produk, wilayah, langganan dan proses, dimana tiap devisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
Struktur devisional atas dasar produk : setiap departementasi bertanggungjawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.

 Gambar 2. Struktur devisional atas dasar produk

Struktur devisional atas dasar wilayah, pengelompokkan kegiatan atas dasar dimana tempat  operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Bahan yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, transfortasi dan lain sebagainya.

  

Gambar 3. Struktur devisional atas dasar wilayah

Struktur devisional atas dasar langganan: pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam pengelompokkan kegiatan penjualan dan  pelayanan

 

  

Gambar 4. Struktur devisional atas dasar langganan

Struktur devisional atas dasar proses, struktur ini banyak dijumpai dalam departemen produksi, digunakan atas dasar pertimbangan ekonomis.

 

Gambar 5. Struktur devisional atas dasar proses

Struktur devisional atas dasar  alphanumerical, struktur ini digunakan pada pelayanan telepon, misalnya 0007000 ditempatkan dalam satu departemen dan nomer lainnya pada departemen yang lain juga.

Kebaikan struktur devisional:

1. Semua kegiatan, keterampilan, keahlian untuk memproduksi dan memasarkan dikelompokkan menjadi satu dibawah seorang kepala.
2. Semua kegiatan mudah dikoordinasi dan prestasi kerja terpelihara.
3. Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat
4. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.
5. Merumuskan tanggung jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pada pertanggungjawaban atas prestasi kerja.
6. Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan stategi lebih luas.
7. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.
8. Mempertimbangkan spesialisasi fungsional dalam setiap devisi.

Kelemahan struktur devisional:

1. Berkembangnya persaingan disfungsional potensi atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas.
2. Seberapa besar delegasi wewenang diberikan.
3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan.
4. Menimbulkan konsistensi kebijakan antar devisi.
5. Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu. 

Contoh Kasus Organisasi Struktur Fungsional dan Divisional

Struktur Fungsional 
PT Dinamika Aksara, yang bergerak dibidang produksi paper art yaitu kertas yang berasal dari bahan daur ulang. Perusahaan ini tergolong perusahaan dalam skala kecil  belum mempunyai cabang. Seluruh kegiatan operasi  termasuk produksi dan pemasaran berpusat di Jakarta. Jumlah karyawan 20 orang untuk karyawan tetap dan 25 orang karyawan kontrak, total seluruh karyawan 45 orang. Direktur 1 org, Sumberdaya manusia: 1 Manajer dan 1 Staf, Akutansi: 1 Manajer 1 karyawan dan Manufaktur: 1 Manajer, karyawan  39 orang. 

Struktur fungsional tepat  diterapkan karena perusahaan masih skala menegah produksi dan pemasaran hanya terpusat di satu tempat. Efisensi dan spesialisasi dapat dicapai dengan maksimal,terpusatnya spesialisasi sehingga peningkatan kualitas produksi dapat dipantau dengan baik.  Panduan dan pengendalian dari manajemen jelas.
Pada struktur fungsional ini seluruh keputusan dikendalikan pada puncuk pimpinan sehingga kesalahan pengambilan keputusan akan berakibat fatal pada keberlangsungan organisasi jadi diperlukan riset dan pertimbangan yang tepat dalam pengambilan keputusan. Pemusatan pada setiap manajer juga bisa menimbulkan bentrokan kepentingan dan fungsi sehingga diperlukan mediasi yang baik antar fungsi dalam organisasi. Umpan balik akan lambat jadi pimpinan puncak harus bisa menganalisa dengan cepat perubahan kondisi yang terjadi. Perpindahan karyawan antar fungsi tidak dimungkinkan.

Struktur Divisional
 PT Artha Dinamika bergerak dalam penjualan barang elektronik dan furniture. Perusahaan ini termasuk dalam perusahaan besar dengan jumlah karyawan 250 orang. Divisi barang elektronik 150 orang dan Divisi furniture 100 orang. Penjualan tersebar di wilayah Indonesia.

 

Struktur divisional tepat diterapkan karena perusahaan ini menjual lebih dari satu produk sehingga pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan penjualan dalam setiap produk, pengambilan keputusan akan kebutuhan konsumen akan cepat dan  fleksibel terhadap lingkungan yang berubah, spesialisasi dalam setiap defini dapat lebih mendalam. Pada struktur divisional ini kemungkinan   terjadi koordinasi yang buruk antar devisi dan kurangnya kendali dari sumber daya puncak karena setiap divisi diberi kewenangan untuk membuat keputusan strategis. Dari segi biaya susah untuk ekonomis

Referensi:

1. Wiratmo, M.(1994). Kewirausahaan,Seri diktat kuliah. Jakarta: Universitas Gunadarma.
2.  Handoko, T.H.(1986). Manajemen.Yogyakarta: BPFE.
3. Mukhyi, M.A.,Saputra, I.H.(1995). Pengantar manajemen umum (untuk STIE).Jakarta: Universitas Gunadarma.
4. http://repository.binus.ac.id/content/A0172/A017299334.ppt

B. Actuating dalam Manajemen

Pengertian Actuating dalam Manajemen

Ada 4 fungsi utama dalam manajemen yaitu

1. Perencanaan (Planning).
2. Pengorganisasian (Organizing).
3. Pengarahan (Actuating / Directing).
4. Pengawasan (Controlling).

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. 

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut. 

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. 
 

Pentingnya Actuating dalam Manajemen 

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

1.      Merasa yakin akan mampu mengerjakan, 
2.      Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya, 
3.       Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak, 
4.      Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan 
5.      Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

Prinsip Actuating dalam Manajemen

Pengarahan (actuating)  merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.       Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.     Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi. 

c.     Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Referensi :

Yudha Prawira (2010). Dasar-dasar manajemen actuating. https://yudhaboender.files.wordpress.com. Diakses 6 November 2015 pukul 21.00 WIB.