Tugas I Psikologi Manajemen

TUGAS I

PENGANTAR, PERENCANAAN, DAN PENETAPAN MANAJEMEN

• Apa itu manajemen, minimal 3 tokoh?

John D. Millet membatasi manajemen is the process of directing and facilitating the work  of people organized in formal group to achieve a desired goal ( adalah suatu proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang yang diorganisasikan dlam kelompok formal untuk mencapai tujuan tertentu. Millet lebih menekankan bahwa manajemen sebagai suatu proses, yaitu suatu rangkaian aktivitas yang satu sama lain saling berurutan

Mary Parker Follet mendefinisikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin diperlukan.

James A.F. Stoner dan Charles Wankel memberikan batasan manajemen sebagai berikut. Management is the process of planning, organizing, leading, and controlling the efforts of organization members and using all other organizational resources to achiieve stated organizational goals ( manajemen adalah proses perencanaan , pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan seluruh sumber daya organisasi lainnya demi tercapainya tujuan organisasi). Menurut Stoner dan Wankel bahwa proses adalah cara sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan 

 Ordway Tead mendefinisikan manajemen sebagai suatu proses dan perangkat yang mengarahkan dan membimbing kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan. Tead menitikberatkan pada proses dan perangkat yang dpergunakan dalam mencapai tujuan sebuah organisasi.

Paul Hersey dan Kenneth H Blanchard, memberikan batasan manajemen as working with through individuals and groups to accomplish organizational goals ( manajemen sebagai suatu usaha yang dilakukan dengan dan bersama individu atau kelompok untuk mencapai tujuan organisasi). Hersey dan Blanchard  lebih menekankan bahwa definisi tersebut tidaklah dimaksudkan hanya untuk satu jenis organisasi saja, tetapi dapat diterapkan pada berbagai jenis organisasi tempat individu dan kelompok tersebut menggabungkan diri untuk mewujudkan tujuan bersama.

S Kimball dan D.S. Kimball mendefinisak manajemen adalah  semua tugas dan fungsi, perencanaan, pembiayaan, kebijaksanaan, penyediaan alat dan penetapan struktur organisasi beserta staffing.

George R. Terry mendefinisikan manajemen adalah proses yang khas yang terdiri dari tindakan planning, organizing, actuating dan controlling yang penggunaanya secara ilmu dan seni untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Haiman, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai tujuan melalui kegiatan orang lain, mengawasi usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan.

Secara klasik manajemen adalah ilmu atau seni tentang bagaimana menggunakan sumber daya secara efisien, efektik dan rasional untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

• Apa itu Kepemimpinan

Ralph M. Stogdill (1971), Managerial leadership as prosess of directing and influencing the task related activities of group members. Kepemimpinan manajerial sebagai proses pengarahan dan mempengaruhi aktivitas yang dihubungkan dengan tufgas dari para anggota kelompok.

Ordway Tead, kepemimpinan adalah perpaduan berbagai perilaku yang dimiliki seseorang sehingga orang tersebut mempunyai kemampuan untuk mendorong orang lain bersedian dan dapat menyelesaikan tugas-tugas tertentu yang dipercayakan kepadanya.

George R. Terry, kepemimpinan adalah hubungan yang tercipta dari adanya pengaruh yang dimiliki seseorang terhadap orang lain sehingga orang lain tersebut secara sukarela mau dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Benning dan Nanus (1985) leading are influencing, guiding in direction, course, action, opinion.

Hersey dan Blanchard (1982) leadership is a broader concept than management.

Davis (1967), Leadership is part of management, but not all of it.

•  Pengertian dari Perencanaan / Planning

Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural resources), dan sumber daya lainnya (other resources) untuk mencapai tujuan.

Perencanaan adalah suatu aktivitas integratif yang berusaha untuk memaksimumkan efektivitas seluruhnya dari suatu organisasi sebagai suatu sistem, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Perencanaan minimum memiliki 3 karakteristik:  

• Perencanaan itu harus menyangkut masa yang akan datang

• Terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan di masa yang akan datang dan akan diambil oleh perencana.

•  Masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi serta organisasi merupakan unsur yang amat penting dalam perencanaan.

Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta serta membuat dan menggunakan dugaan mengenai masa yang akan datang, menggambarkan dan merumuskan aktivitas yang diusulkan dan dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan

( Tery,1975:140-142)

Hayashi(1976:2) mendefinisikan perencanaan sebagai proses bertahap dari tindakan yang terorganisasi untuk menjembatani antara kondisi yang ada dan aspirasi organisasi.

• Jelaskan Langkah-Langkah dalam Menyusun Perencanaan/ Planning.

Menurut Louis A. Allen (1963), perencanaan terdiri atas aktivitas yang dioperasikan oleh seorang manajer untuk berpikir ke depan dan mengambil keputusan pada saat ini, yang memungkinkan untuk mendahului serta menghadapi tantangan pada waktu yang akan datang.

Aktivitas yang dimaksud adalah:

• Prakiraan (forecasting), usaha sistematis untuk meramalkan yang akan datang dengan penarikan kesimpulan atas fakta yang telah diketahui.

• Penetapan tujuan (establishing objective), menetapkan sesuatu yang ingin dicapai dalam melaksanakan pekerjaan.

•  Pemograman (programming), aktivitas yang dilakukan dengan maksud menetapkan langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan, unit dan anggota yang bertanggungjawab untuk setiap langkah; urutan serta pengaturan waktu setiap langkah.

• Penjadwalan (Scheduling), penunjukkan waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.

•  Penganggaran (budgeting), sumber daya keuangan yang disediakan untuk aktivitas dan waktu tertentu.

• Pengembangan prosedur (developing procedure), menormalisasikan cara, teknik, dan metode pelaksanaan suatu pekerjaan.

• Penetapan dan interpretasi kebijakan (establishing and interpreting policies), menetapkan syarat berdasarkan kondisi mana manajer dan para bawahannya akan bekerja.

Berdasarkan aktivitas tersebut maka ada 8 langkah penting dalam pekerjaan perencanaan:

• Menjelaskan permasalahan, permasalahan digambarkan dengan jelas dan dideskripsikan secara singkat

• Usaha memperoleh informasi terandal tentang aktivitas yang direncanakan

• Analisis dan klasifikasi informasi, informasi diperiksa secara terpisah dalam hubungannya dengan informasi keseluruhan dan informasi yang dihgunakan untuk menghadapi permasalahan sejenis diklasifikasikan.

•  Menentukan dasar perencanaan dan batasan.

• Menentukan rencana berganti.

• Memilih rencana yang diusulkan.

• Membuat kronologi mengenai rencana yang diusulkan.

• Mengadakan pengendalian kemajuan terhadap rencana yang diusulkan.

• Manfaat Perencanaan dalam Manajemen.

Manfaat  dari sebuah perencanaan akan mengetahui

• Tujuan yang ingin dicapai.

• Jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan

•  Jenis dan jumlah staf yang diinginkan serta uraian tugas masing-masing.

•  Mengetahui efektivitas kepemimpinan dan pengarahan yang diperlukan.

• Bentuk dan standar pengawasan yang akan dilakukan.

• Jelaskan Jenis Perencanaan dalam Organisasi

Stoner dan Wankel (1986:189) mengklasifikasikan rencana menjadi 2 jenis utama yaitu rencana strategis dan rencana operasional.

Rencana Strategis

Rencana ini dirancang untuk mencapai tujuan organisasi yang luas, yaitu melaksanakan misi yang merupakan satu-satunya alasan kehadiran organisasi tersebut. Perencanaan strategis adalah proses pemilihan tujuan organisasi, penentuan kebijakan dan program yang perlu dicapai untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu, serta penetapan metode yang perlu untuk menjamin agar kebijakan dan program strategis itu dilaksanakan.

Langkah-langkah dalam pembuatan perencanaan strategik;  

• Penentuan misi dan tujuan.

• Pengembangan profil perusahaan.

• Analisa lingkungan eksternal.

• Analisa internal perusahaan, kekuatan dan kelemahannya.

• Identifikasi kesempatan dan ancaman strategis

• Pembuatan keputusan strategis.

• Pengembangan strategik perusahaan.

• Pelaksanaan strategi.

• Peninjauan kembali dan evaluasi.

Rencana Operasional

Rencana operasionalmemberikan deskripsi tentang bagaimana rencana strategis dilaksanakan. Rencana operasional terbagi atas rencana sekali pakai dan rencana tetap.

Rencana Sekali Pakai: dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu dan ditinggalkan manakala tujuan tersebut telah tercapai. Rencana yang tidak mungkin terulangdalam bentuk yang sama di masa yang akan datang.

Bentuk rencana sekali pakai :

• Program, mencakup serangkaian aktivitas yang relatif luas. Suatu program menjelaskan langkah-langkah utama yang diperlukan umtuk mencapai suatu tujuan, unit atau anggota yang bertanggungjawab untuk setiap langkah dan urutan serta pengaturan waktu setiap langkah.

• Proyek, bagian program yang lebih kecil dan mandiri, memiliki cakupan terbatas dan petunjuk yang jelas mengenai tugas dan waktu. Setiap proyek akan menjadi tanggung jawab setiap individu yang ditunjuk dan diberi sumber daya yang spesifik dan dalam batas waktu tertentu.

•  Anggaran, sumber daya keuangan yang disediakan dalam waktu dan kegiatan tertentu.

Rencana Tetap: merupakan pendekatan yang sudah dilakukan untuk menangani situasi yang terjadi berulang dan dapat diperkirakan. Rencana tetap memberikankesempatan kepada manajer untuk menghemat waktu yang digunakan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan karena situasi yang serupa ditangani dengan cara yang konsisiten yang telah ditentukan sebelumnya. Bentuk rencana tetap :

• Kebijakan adalah suatu pedoman dalam pengambilan keputusan serta menentukan apakah keputusan dapat diambil atau tidak. yang berhak membuat keputusan dalam organisasi adlah manager puncak. Kebijakan diperlukan untuk meningkatkan efektivitas organisasi. Kebijakan pperlu untuk menghilangkan adanya kontradiksiyang terjadi pada level yang lebih rendah dalam organisasi.

• Prosedur standar, implementasi kebijakan dilakukan melalui garis pedoman lebih detil yang disebut prosedur standar atau metode standar. Prosedur standar memberikan petunjuk detil untuk melaksanakan urutan tindakan yang biasa terjadi

• Peraturan adalah pernyataan bahwa suatu tindakan harus dilaksanakan atau tidak boleh dilaksanakan dalam situasi tertentu. Peraturan merupakan rencana tetap yang paling jelas dan bukan merupakan pedoman pemikiran atau pengambilan keputusan 

 CONTOH

PERENCANAAN DALAM SEBUAH ORGANISASI 

Organisasi yang akan dibentuk adalah kelompok belajar mahasiswa Gunadarma Psikologi 2013

Nama Organisasi : Dynamic Learning Psi 2013

Visi dari organisasi:

Menjadi mahasiswa psikologi yang berkualitas, lulus tepat waktu dengan hasil yang memuaskan, beretika dan siap untuk bersaing dengan lulusan PT lain.

Misi dari organisasi:

• Membentuk dan bekerjasama dengan mahasiswa-mahasiswa psikologi 2013 dari berbagai kelas  yang mempunyai tekad dan semangat untuk berjuang menjadi mahasiswa yang berkualitas

• Membentuk kelompok belajar saling bekerjasama dan mendukung satu sama lain.

• Menciptakan suasana belajar yang menyenangkan, menghibur, dan tidak membosankan.

• Bekerjasama dan membentuk jaringan dengan teman seangkatan, kakak kelas, adik kelas,  mahasiswa PT lain untuk berbagi ilmu dan informasi.

• Mengembangkan diri dengan perkembangan ilmu serta selalu melihat perubahan dan fenomena baru yang terjadi di masyarakat.

Rencana Strategis Dynamic Learning Psi 2013:

Mahasiswa Psikologi 2013 Gunadarma terdiri dari 17 kelas dan tersebar di 3 wilayah yaitu Depok, Kalimalang dan Karawaci. Dengan banyaknya kelas dan dosen yang memegang tiap mata kuliah berbeda memberi tantangan yang besar. Meskipun tiap matakuliah berpedoman pada  SAP yang sama tetap dibutuhkan kerjasama dan saling berbagi ilmu diantara mahasiswa agar mendapatkan ilmu pengetahuan dan hasil yang maksimal, terutama ketika menghadapi ujian utama dan ujian akhir. 

Untuk menjadi mahasiswa yang berkualitas tidak hanya bergantung pada kemampuan akademis saja tetapi juga memerlukan self efikasi dan self regulasi diri yang kuat. Pembentukan kelompok belajar dengan latar belakang kemampuan yang berbeda baik kecerdasan intelegensi dan emosional diharapkan akan saling membantu dan dapat meningkatkan kemampuan akademik dan personal approach.

Dalam proses belajar kelompok hambatan dan rintangan akan terjadi oleh karena itu diharapkan yang menjadi koordinator kelompok dan sub kelompok adalah pribadi yang mampu menyatukan dan mendengarkan apa yang menjadi kebutuhan tiap anggota.

Evaluasi akan dilaksanakan bersama-sama untuk menentukan langkah yang efektif untuk mengimbangi perubahan dan proses adaptasi.

Rencana Operasional

Pembentukan kelompok belajar yang terdiri dari beberapa sub kelompok.

Pembentukan koordinator wilayah

Tiap sub kelompok terdiri minimal 3 anggota dan maksimal 5 anggota

Tiap sub kelompok ada koordinator yang memimpin dan mengatur jadwal, diharapkan tiap koordinator mampu menciptakan suasana yang menyenangkan dan penuh semangat.

Untuk meningkatkan kohesivitas anggota maka dibentuk forum chat melalui media sosial

Forum chat dibagi menjadi 3 yaitu "Forum Informasi Ilmu dan sharing materi', "Forum  Fun and Party", "Forum curhat, baper dan motivasi"

Tiap bulan dijadwalkan ada meet-up untuk evaluasi, motivasi, perubahan strategi  dan have fun serta pembekalan jiwa dan rohani.

Menjelang ujian tengah semester, ujian akhir dan ujian utama diadakan meet up, pembahasan materi dan latihan.

Evaluasimenyeluruh dilakukan  tiap  akhir semester. 

Setiap anggota diharapkan untuk termotivasi meningkatkan kemampuan diri, belajar berbagi ilmu, saling memotivasi dengan usaha dan doa, selalu mendekatkan diri pada Illahi dan belajar sabar, teguh hati dan bekerja keras.

Setiap anggota tidak diperbolehkan untuk mengkonsumsi narkotika dan obat-obatan terlarang lainnya, terlibat dalam kegiatan bullying baik perbuatan ataupun sosial media.

Referensi :

• Dr. H. B. Siswanto, M.Si. (2009), Pengantar Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta.
• Herlambang, Susatyo, S.E. MM. (2013), Pengantar manajemen, Goysen Publishing, Yogyakarta.
• Munandar, Ashar Sunyoto (2014), Psikologi Industri dan Organisasi, UI-Press,Jakarta .